Starfsáætlun skátafélags

Til að starf skátafélags verði markvisst og öflugt þarf að fara fram vönduð stefnumótunarvinna og áætlanagerð innan félagsins. Ekki er vænlegt til árangurs að hripa niður á blað dagsetningar og hefðbundna viðburði í félagsstarfinu, – það væri í besta falli tímasett viðburðaáætlun skátafélags.

Til að koma í veg fyrir endurtekningar og til að halda markvissum stíganda í starfi skátafélaga á hverjum tíma er nauðsynlegt að gera markmiða- og starfsáætlun fyrir hvert starfsár þar sem fram kemur hver eigi að vera megin viðfangsefni tímabilsins. Að sjálfsögðu er með starfsáætlun eins og margt annað að ekki er hægt að meitla ákvarðanir í stein og því er viðbúið að farið verði örlítið út af sporinu hér og þar, en ef leiðtogar og foringjar félagsins hafa tekið þátt í mótun framtíðarsýnar, stefnu og markmiða skátafélagsins er auðveldara að komast klakklaust á leiðarenda.

Mikilvægt er að allar einingar skátafélagsins skipuleggi starf sitt fram í tímann á grunni framtíðarsýnar, stefnu og markmiða skátafélagsins.

Starfsáætlanir, markmiðsáherslur og framtíðarsýn skátafélagsins þurfa að vera aðgengilegar skátum í félaginu og forráðamönnum þeirra. Sendið því áætlanir heim með skátunum, bæði á pappír og með  tölvupósti og hengið þær einnig upp í skátaheimilinu.

Í áætlunum þurfa að koma fram hver markmið skátastarfsins og skátafélagsins eru og hvernig verkefnin sem valin eru munu hjálpa til við að ná þeim markmiðum sem sett hafa verið.

Mikilvægt er að starfsáætlun og markmið séu sett til lengri tíma en eins árs. Með því móti eiga nýir stjórnendur auðveldara með að taka við og foreldrar og aðrir sem ekki koma beint að starfinu sjá markviss vinnubrögð og að horft er til framtíðar.

Í slíkri áætlun þurfa m.a. að koma fram markmið félagsins í:

  • Menntunarmálum (hverjir eiga að fara á námskeið og hvað eiga þeir að læra?)
  • Fjölgun skáta í félaginu (taka þarf tillit til fjölda ungmenna í bæjarfélaginu og að nægilega margir foringjar séu í skátafélaginu)
  • Samstarfsverkefni (við hverja ætlar félagið að eiga samstarf og hvernig því á að vera háttað?)

Ekki er hægt að segja nákvæmlega hvað það er sem þarf að koma fram í starfsáætlun skátafélags, það markast af stærð félagsins og aðstæðum hverju sinni, en allar félagsstjórnir þurfa með liðsinni foringjaráðs og leiðtoga skátafélagsins að gera ítarlega markmiðs- og starfsáætlun.

Nýliðun og fjölgun sjálfboðaliða

Til að halda úti öflugu skátastarfi í félaginu þurfa sífellt að bætast nýir skátar í félagið. Skátafélagið þarf því að setja sér skýr markmið um fjölgun félaga og áætlun um hvaða leiðir skuli fara til að ná þeim markmiðum.

Þegar gerð er áætlun um vöxt félagsins og gæði skátastarfsins er sérstaklega mikilvægt að skilgreina störf fullorðinna sjálfboðaliða í félaginu.

Gera þarf starfslýsingu fyrir vinnuhópa og hvern og einn sjálfboðaliða sem greinir skilmerkilega frá hvaða kröfur eru gerðar varðandi viðhorf, þekkingu og leikni. Þetta er nauðsynlegt til þess að kraftar sjálfboðaliðanna nýtist sem best.

Vinnu við gerð markmiða- og starfsáætlunar skátafélags má skipta í níu þrep:

  1. Greining á núverandi ástandi
  2. Greining á ytri aðstæðum
  3. Markmið skátafélagsins
  4. Framtíðarsýn
  5. Forgangsverkefni
  6. Markmiðsáherslur
  7. Aðgerðaáætlun
  8. Fjárhagsáætlun
  9. Framkvæmd og mat
1. þrep – Greining á núverandi ástandi

Allir sem hafa komið að vinnu við áætlanagerð ættu að hafa mótaða hugmynd um hvar eigi að byrja. Hafa verður skýra mynd af félaginu á hverjum tíma. Hverjir eru styrkleikar þess og veikleikar, hvaða vandamál þarf að yfirstíga; hvað þarf að varðveita, hverju þarf að bæta við og hverju þarf að breyta? Sækja  má ýmsar gagnlegar upplýsingar úr árskýrslum, könnunum og með viðtölum við skátana, foreldra og leiðtoga félagsins.

2. þrep – Greining á ytri aðstæðum

Til að taka ákvörðun um aðgerðir í framtíðinni þarf að hafa þekkingu á straumum og stefnum í því samfélagi sem félagið starfar. Það þarf að gera sér grein fyrir þeim samfélagsöflum sem líkleg eru til að hafa áhrif í framtíðinni.

3. þrep – Markmið skátafélagsins

Mikilvægt er að byrja á að athuga markmið félagsins; val á forgangsverkefnum þarf að byggja á þeim markmiðum. Markmið félagsins er oft að finna í lögum og reglugerðum þess. Til þess að markmið félagsins sé raunhæft þarf að samhæfa væntingar þeirra aðila sem tengjast félaginu á einn eða annan hátt: skátanna, foreldra, foringja, sveitarstjórna, BÍS, alheimssamtaka skáta o.s.frv.

4. þrep – Framtíðarsýn

Á grundvelli þeirra gagna sem aflað hefur verið um félagið og umhverfi þess er næsta skref að huga að framtíðinni og gera sér mynd af félaginu eins og við myndum vilja sjá það eftir þrjú til fimm ár. Þessi framtíðarsýn ætti að sýna á raunhæfan hátt hvernig félagið verður þegar það hefur leyst þau verkefni sem framundan eru.

Þegar markmið hafa verið skilgreind og framtíðarsýn mótuð er auðveldara að forgangsraða verkefnum.

5. þrep – Forgangsverkefni

Þegar framtíðarsýnin hefur verið mótuð er kominn tími til ákvarðanatöku. Hvaða aðgerðir eru líklegar til þess að stuðla að því að markmið náist? Hvaða málefni er mikilvægast og mest áríðandi? Venjulega er um að ræða þrenns konar forgangsverkefni:

  • Þau sem miða að því að bæta þau störf og þá þjónustu sem eru nú þegar í boði, t.d. fjölga sjálfboðaliðum, auka sjálfstæði skátaflokkanna og gæði starfs í skátasveitum, efla útilíf, auka öryggi í skátastarfi og fjölga áhugaverðum samfélagsverkefnum.
  • Verkefni sem skapa ný sóknarfæri, t.d. skipuleggja starf fyrir nýja aldurshópa, skipuleggja starf á nýjum árstíma, skipuleggja starf á nýjum forsendum t.d. samstarf við björgunarsveitir, siglingaklúbba, listasmiðjur eða hjólreiðaklúbba.
  • Verkefni sem snúa að skipulagi og uppbyggingu skátafélagsins, t.d. bæta samskipti og upplýsingastreymi, efla foreldrasamstarf, halda amk. sex kynningarfundi vegna Gilwell-leiðtogaþjálfunar á ári og hvetja nýja sjálfboðaliða til að sækja Gilwell-námskeiðin, gera stjórnarfundi markvissari o.s.frv.

Halda þarf góðu jafnvægi milli þessara þriggja flokka. Þar sem fjárráð og mannafli skátafélaga eru takmörkuð er mikilvægt að taka einungis fá forgangsverkefni fyrir hverju sinni (ef til vill 3-5)

6. þrep – Markmiðsáherslur

Nú þarf að velja eitt eða fleiri markmið fyrir hvern flokk forgangsverkefna. Markmið skátafélagsins þurfa auðvitað að vera eins SMART og kostur er:

  • Skýr                  – vera mikilvæg, skiljanleg og skjalfest.
  • Mælanleg     – hægt að átta sig á hvenær þeim hefur verið náð.
  • Aðgengileg   – hægt að ná þeim.
  • Raunhæf        – má ekki vera of flókið eða taka of langan tíma að ná þeim.
  • Tímasett         – setjið lokatíma á markmiðin. Aðgengileg, raunhæf og mælanleg.

Varast þarf að leggja of mikla áherslu á einn flokk á kostnað annars.

Við getum spurt okkur eftirfarandi spurninga til þess að hugleiða mikilvægi hvers atriðis:

  • Er þetta markmið raunhæft í ljósi aðstæðna?
  • Hvernig er hægt að mæla að markmiðinu hafi verið náð?
  • Er markmiðið skýrt öllum sem bera ábyrgð á verkefninu?
  • Eru þeir sammála um mikilvægi þess?
7. þrep – Aðgerðaáætlun

Það þarf að takast á við fjölda verka og aðgerða til þess að markmiðum verði náð. Verkefnum ætti að skipta niður á nokkra einstaklinga og hópa sem þurfa að skilgreina hinar ýmsu aðgerðir, hvernig þeim verður hrint í framkvæmd og hver séu tímamörk.

Með samstarfi og markvissri stjórnun er samið um verkskiptingu, skilgreint hvaða fjármunir og mannafli er tiltækur og sett fram tímaáætlun.

8. þrep – Fjárhagsáætlun

Fjármunir og mannafli ákvarða að miklu leyti hvort markmiði verði náð og hvort áætlanir eru framkvæmanlegar.

Nauðsynlegt er að gera sér grein fyrir hvaða mannafla og búnað þarf til þess að hrinda í framkvæmd hverjum einstökum þætti áætlunarinnar og meta kostnað:

  • launakostnað
  • rekstrarkostnað (ferðir, prentun, útbúnað o.s.frv.)
  • eignaumsýsla (rekstur heimilis, rekstur skála, útbúnaður o.s.frv.)

Síðan þarf að gera tekjuáætlun (eigin sjóði félagsins, styrkir, sala, ýmis konar stuðningur o.s.frv.).

Á þennan hátt má setja fram fjárhagsáætlun fyrir hvern einstakan lið áætlunarinnar ásamt heildarfjárhagsáætlun.

9. þrep – Framkvæmd og mat

Lykilatriði í framkvæmd áætlunar er mat á henni.

Grundvallarhlutverk mats er að leggja mat á gildi eða gæði þess sem er metið. Mat byggir á samanburði á því sem metið er og skilgreindum viðmiðunum.

Til þess að matið nái tilgangi sínum þurfa að liggja fyrir skilgreiningar sem fela í sér þessi viðmið.

Það ræðst því af viðmiði hvort foringjar og leiðtogar skátafélagsins séu starfi sínu vaxnir, hvort það eru margir eða fáir í félaginu eða hvort skátaskálinn og skátaheimilið bjóði af sér góðan þokka og sé sniðið að þörfum skátastarfs.

Viðmiðin sem notuð eru hverju sinni eru ákvörðunaratriði. Staðreyndin er hins vegar sú að það sem einum þykir gott þykir öðrum miður gott.

Það er því mikilvægt þegar reynt er að meta gæði skátastarfs að samhugur ríki um viðmið. Þetta er gert samhliða því að framtíðarsýnin er mótuð og markmiðin eru sett.