Undirbúningur utanferða

form_2jadalka_ferdir
Innan skátahreyfingarinnar starfar hópur einstaklinga sem hafa mikla reynslu og þekkingu á fararstjórn erlendis. Ef þig vantar góðan fararstjóra eða vilt leita ráða hjá reyndum aðila ekki hika við að hafa samband við Skátamiðstöðina, símanúmerið er 550-9800.

Helstu verkefni þegar farið er erlendis

Að mörgu ber að hyggja áður en haldið er með hóp á erlenda grund. Hér kemur listi yfir það helsta sem þarf að gera þegar ferð erlendis er skipulögð. Listinn er alls ekki tæmandi en gefur nokkra hugmynd um hvað liggur fyrir að þurfi að gera. Athugið að allar utanferðir íslenskra skátahópa ber að tilkynna skrifstofu BÍS.

  • Finna fararstjóra/fararstjórn.
  • Láta skrifstofu BÍS vita og nota tengsl og reynslu sem þar er að finna.
  • Gera ferðaáætlun og skipuleggja aðra dagskrá ferðarinnar (dvöl í einhverri borg/skátamiðstöð/heimagistingu…).
  • Athuga hvort gera þurfi sérstakar ráðstafanir fyrir ferðalagið, svo sem að sækja um vegabréfsáritun, fara í bólusetningar o.s.frv.
  • Gera fjárhagsáætlun.
  • Auglýsa ferðina.
  • Skrá þátttakendur á mótið/viðburðinn.
  • Panta ferðir – flug, lestarferðir, rútur, bæði heima og erlendis.
  • Samskipti við tengla mótsins/viðburðarins.
  • Hafa samband við skátafélög úti varðandi heimagistingu, sameiginlega dagskrá o.s.frv.
  • Panta gistingu fyrir og eftir viðburð ef þarf.
  • Skipuleggja fjáraflanir – hér er gott að fá foreldrana til aðstoðar.
  • Ákveða sameiginleg einkenni – húfur, bolir, ofin merki o.s.frv.
  • Sækja um styrki (Ungt fólk í Evrópu, Norræna samstarfsnefndin, fyrirtæki í heimabyggð o.fl.).
  • Fara yfir útbúnaðarlista, bæði hópsins sem heild og einstaklingsins, og miða hann við hvert á að fara, á hvaða árstíma o.s.frv.
  • Fara yfir hvað er til af útbúnaði, hvað þarf að kaupa og hvað á að leigja á staðnum. Passa að gera þetta nógu tímanlega svo hægt sé að senda sameiginlegan búnað út með frakt ef það er ætlunin.
  • Finna tengilið heima sem foreldrar geta haft samband við. (Einnig er hægt að kaupa “Frelsis-númer” í erlenda landinu og auglýsa símatíma þar sem foreldrar geta haft samband).
  • Gera heilsufarsskýrslu sem þátttakendur fylla út og skila til fararstjórnar.
  • Gera ferðahandbók fyrir þátttakendur og foreldra með upplýsingum um ferðina o.þ.h.
  • Gera áætlun um viðbrögð við neyðarástandi.
  • Fara í undirbúningsútilegu.
  • Allan tímann þarf að tryggja gott upplýsingastreymi til þátttakenda og foreldra, bæði á meðan undirbúningstíma stendur og svo að sjálfsögðu eftir að lagt er af stað.
  • Gæta að vegabréf/persónuskilríki þátttakenda séu í gildi og týnist ekki á meðan dvöl stendur.

::5. reglugerð Bandalags íslenskra skáta – Utanferðir skáta